Trang chủ Văn hóa doanh nghiệp
 

Tiến tới hình thành văn hóa 5S

Nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc nơi công sở, tập thể Lãnh đạo và CBCNV Cơ quan Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVN SPC) luôn nhận thức rõ tầm quan trọng của việc quản trị doanh nghiệp theo xu hướng hiện đại. Với kết quả thực hiện chương trình Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, thực tế tổ chức và thái độ tích cực của CBCNV, trong thời gian tới Cơ quan EVN SPC sẽ tiếp tục áp dụng mô hình quản trị 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng).

Môi trường lý tưởng

Nằm ngay trung tâm TP. Hồ Chí Minh với 4 mặt tiền, Văn phòng Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVN SPC) có thể xem là nơi làm việc lý tưởng cho hơn 300 CBCNV. Tòa nhà 5 tầng với diện tích hơn 1000 m2 được thiết kế hiện đại, không gian thoáng mát. Phòng tiếp khách, hội trường và hơn 20 phòng làm việc khang trang, được đầu tư trang thiết bị cần thiết với hệ thống điều hòa trung tâm nhằm giúp tiết kiệm điện. Mặt ngoài của toàn nhà là các ô cửa làm bằng kính cường lực để đón ánh nắng mặt trời, tạo không gian ấm cúng, chan hòa ánh sáng trong các phòng làm việc nhưng lại không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn bên ngoài. Ở mỗi tầng đều có hành lang rộng với không gian thoáng đãng, được tô điểm bằng những chậu cây cảnh xanh tươi, vừa để bài trí vừa tạo “phong thủy” cho tòa nhà. Ngay cổng chính của tòa nhà là khu vực lễ tân và sảnh đón khách rộng rãi, được bài trí hài hòa, đẹp mắt, tạo không gian ấn tượng, rất thu hút và thân thiện. Các dãy phòng làm việc được trang bị hệ thống “module làm việc” theo mẫu thống nhất nhằm tiết kiệm diện tích, tạo sự thoải mái khi ngồi làm việc nhưng đảm bảo lối đi lại thông thoáng, không ảnh hưởng tới người đang ngồi và thuận tiện cho các thao tác trong công việc như sắp xếp tài liệu, di chuyển ghế, ngả lưng, nghe điện thoại… Hệ thống cầu thang bộ rộng, thoáng, sạch sẽ. Khu vực được phép hút thuốc được quy định rõ ràng. Dọc hành lang có treo bảng nội quy làm việc, sơ đồ bố trí phòng và chỉ dẫn PCCC, lối thoát hiểm.

Hệ thống “module” trong các phòng làm việc tại văn phòng EVN SPC.

Con người là yếu tố quyết định

Để có môi trường làm việc lý tưởng bên cạnh những yếu tố về cảnh quan và cơ sở vật chất, thì yếu tố con người vẫn mang tính chất quyết định. Nhận thức được tầm trọng của việc quản trị doanh nghiệp theo xu hướng hiện đại, nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc nơi công sở, thời gian qua, tập thể lãnh đạo và CBCNV Cơ quan EVN SPC luôn có ý thức xây dựng trụ sở làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, mang tính khoa học cao.

Một trong những hoạt động được thực hiện khá nghiêm túc trong tất cả các phòng, ban là việc sàng lọc hồ sơ, giấy tờ; mạnh dạn loại bỏ những thứ không còn giá trị. Tài liệu, văn bản được sắp xếp theo trình tự hợp lý và có danh mục rõ ràng để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng. Hồ sơ trong từng file được liệt kê cụ thể và đánh số trong danh mục. Cá nhân sau khi tra cứu, sử dụng hồ sơ phải trả về vị trí ban đầu.

Hầu hết các mặt bàn làm việc đều sạch sẽ và chỉ để các tài liệu, hồ sơ đang được xử lý; đồ dùng cá nhân được cất gọn vào trong tủ. Những chậu cây nhỏ, xinh xắn để ở các góc bàn tổ điểm thêm cho sự duyên dáng, ngăn nắp và hài hòa trong phòng làm việc. Sàn nhà sạch sẽ, bóng loáng, không hề có giấy vụn hay đầu lọc thuốc; các giỏ rác được cất gọn vào những góc khuất. Trước khi ra về, người cuối cùng ra khỏi phòng làm việc có trách nhiệm tắt tất cả hệ thống điện…

Các thiết bị, máy móc như máy phô tô, máy in, máy fax, điện thoại… đều được vệ sinh sạch sẽ, bảo trì định kỳ; các thiết bị điện, công tắc điện đều có nhãn nhận biết hướng dẫn tắt bật; hệ thống mạng nội bộ và Internet luôn được vận hành thông suốt nhằm đảm bảo hỗ trợ tối đa công việc. Thiết bị PCCC và hướng dẫn sử dụng được đặt tại vị trí dễ tiếp cận, dễ quan sát và được kiểm tra định kỳ để đảm bảo luôn trong tư thế sẵn sàng sử dụng. Tất cả là minh chứng về ý thức trách nhiệm giữ gìn môi trường làm việc, tài sản cơ quan của tập thể CBCNV.

Ngay cổng vào trụ sở là hệ thống máy chấm công bằng cách lấy dấu vân tay không phải là để quản lý việc ra vào của CBCNV mà mục đích là xây dựng ý thức tự giác chấp hành kỷ luật lao động, tạo thói quen làm việc đúng giờ đồng thời bảo vệ an ninh cho cơ quan.

Ngoài ra, một trong những nét văn hóa ấn tượng của Cơ quan EVN SPC là tinh thần đoàn kết, gắn bó, sự phối hợp nhịp nhàng, hỗ trợ trong tất các mặt công tác giữa các phòng, ban. Các phong trào tương thân tương ái, hỗ trợ đồng nghiệp gặp hoàn cảnh khó khăn được tập thể người lao động nhiệt tình hưởng ứng. Cụ thể trong năm 2012, toàn thể CBCNV đã đóng góp hơn 50 triệu đồng giúp đỡ anh Nguyễn Mộng Hùng (Ban VTXNK) và Nguyễn Ngọc Lam (Ban KTAT) chữa bệnh hiểm nghèo; quyên góp  hơn 30 triệu đồng hỗ trợ vợ anh Nguyễn Thành Công (Ban KTAT) chữa bệnh nan y… Tất cả sẽ là những tiền đề quan trọng, góp phần hình thành nét văn hóa 5S của Cơ quan EVN SPC.

                                                                                                                                                           

Sàng lọc: Là quá trình xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc (ví dụ như hồ sơ, giấy tờ, đồ dùng…). Chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, tạo không gian thoáng đãng, sạch sẽ.

Sắp xếp: Là việc bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp, theo trật tự hợp lý để khi cần có thể dễ dàng tìm thấy và thuận tiện cho việc sử dụng. Từ đó tiết kiệm được thời gian tìm kiếm, tạo nơi làm việc có tổ chức.

Sạch sẽ:Là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc và thiết bị để đảm bảo điều kiện môi trường, mỹ quan. Xây dựng ý thức giữ gìn vệ sinh và xem đó là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức và lãnh đạo cần cung cấp đầy đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh thích hợp và thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở việc thực hiện.

Săn sóc: Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, liên tục cải tiến nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

Sẵn sàng: Là quá trình huấn luyện mọi người xây dựng ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ các quy trình, quy định tại nơi làm việc. Kiểm điểm, rút kinh nghiệm những việc chưa tốt và phát huy những mặt tích cực. Chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để nâng cao năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của tập thể. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình văn hoá 5S trong tổ chức.

                                                                                                                                                                 
                                                                                                                           Viết bởi Ban QHCĐ - EVN SPC
In      Trở về
Đầu trang